Для новых записей удобно завести одну папку входящих. Это позволяет быстро сохранить мысль, не выбирая категорию каждый раз.
Раз в неделю просматривайте новые записи: оставляйте полезное, переносите задачи в список дел, а завершённые материалы отправляйте в архив.
К сохранённой ссылке добавляйте одно предложение о том, зачем она понадобилась. Через несколько месяцев это будет полезнее длинного набора тегов.